Eventos virtuais e híbridos, e agora? Siga nosso checklist
12 jul 2020
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Eventos virtuais e híbridos, e agora? Siga nosso checklist

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A pandemia em 2020 trouxe imensos desafios para área de eventos, subitamente todos cessaram. Aos poucos as coisas vão se clareando e por fim que aparecem múltiplas oportunidades para o setor.

Os eventos digitais passaram a se multiplicar em lives,, eventos híbridos, as viagens foram acomodadas em ambientes virtuais.

O Fato é que daqui pra frente é muito provável que os eventos serão híbridos. Não faz mais sentido deixar de explorar o imenso potencial dos eventos presenciais se tornarem também virtuais.

As empresas de eventos, o marketing das grandes empresas que tem nos eventos um grande filão comercial como acontece no Agronegócio, na indústria farmacêutica, de equipamentos médicos.

Na Trampo tratamos de evoluir em direção aos eventos híbridos e construímos soluções viáveis para eventos através Power Teams.  Parceiros como Bakari Eventos e a Talento Video Comunicação , cada qual executando o faz de melhor.

Fomos a campo e trouxemos pro blog um checklist incrível pra quem deseja reinventar seus eventos.

Check list para eventos virtuais e híbridos

Comece com o porquê: no planejamento virtual de eventos, o “porquê” será mais importante do que nunca. Pergunte a si mesmo – por que está fazendo este evento? Qual é o propósito? O que os seus assistentes e a sua marca vão tirar disto? Antes de fazer qualquer outra coisa, você precisa ter uma idéia clara do que você quer que seus convidados experimentem.

Objetivos do evento: o que você quer realizar ao planejar seu evento virtual? Aumentar a lealdade da marca? Apresentar ao seu público uma nova e excitante forma de realizar eventos? Aumentar as vendas? Delineie seus objetivos para o evento e compartilhe-os com toda a sua equipe. Este será o roteiro mental associado ao evento, e você deve refletir sobre ele muitas vezes.

Determine o seu público-alvo: é fundamental determinar quem você quer que participe do seu evento virtual imediatamente. O seu público-alvo é uma referência para muitos aspectos de planejamento e execução. Porque estão se conectando? De onde estão vindo? O que querem experimentar? Quanto mais você conseguir identificar as personas, melhor irá atendê-las em seu evento virtual.

Idealização: a fase de planejamento é onde tudo é possível. Caminhe pelo seu evento virtual e escreva tudo o que imaginar. E lembre-se que em eventos virtuais, há menos restrições do que em um evento físico; algo que você pode definitivamente usar a seu favor.

Pesquisa de Mercado: Aprenda com os outros para evitar cometer os mesmos erros e replicar os seus sucessos. Você não é o primeiro, e certamente não será o último profissional a mergulhar no planejamento de eventos virtuais. Olha para aqueles que vieram antes de você, o que eles fizeram, e como isso pode inspirar o seu evento.

Crie um tema: Quem pode dizer que os eventos virtuais não se destacam? Pelo contrário! Agora que surgem cada vez mais eventos virtuais, você tem que utilizar novas abordagens para se destacar. Brinque com os elementos sonoros e visuais em particular, uma vez que serão com eles que o seu público se envolverá mais. Para onde você os quer levar? Como quer que eles se sintam?

Faça um quadro visual: é uma ótima maneira representar visualmente o conceito do evento para todos verem. Isto será útil ao entregar tarefas aos parceiros e fornecedores, seja um designer gráfico responsável pelas redes sociais ou a sua empresa de produção de eventos virtuais ao configurar tudo.

Com planejar um evento virtual de sucesso

Monte uma equipe: só porque é um evento virtual não significa que você pode segurar a barra sozinho. E especialmente por ser um ramo pouco explorado por muitos planejadores de Eventos, você vai querer alguém que entende o processo de planejamento de eventos virtuais ao seu lado. Escolha sua empresa de produção de eventos virtuais sabiamente, e certifique-se de que todos os envolvidos compartilham a sua visão.

Crie uma linha do tempo: ter uma linha do tempo é uma parte essencial do processo de planejamento de eventos. Ele será o seu guia e uma presença que não o deixa perder o foco e prazos importantes. Certifique-se de que esta linha do tempo esteja disponível para todos os envolvidos no processo de planejamento do evento virtual.

Crie Papéis claros: certifique-se de que todos saibam perfeitamente quem está encarregado do quê, das expectativas e dos prazos.

Definir limites e expectativas: defina limites e expectativas com sua equipe, fornecedores e clientes. Informe a todos sobre o horário de trabalho e o que se espera em termos de tempo de resposta, papéis e qualquer outra coisa que precise ser esclarecida. Mais uma vez, só porque o evento é virtual não significa que é uma desculpa para alguém ser relaxado. Pelo contrário; se este é o seu primeiro rodeio, você vai querer tornar esses limites e expectativas ainda mais claros

Crie o Orçamento Do Evento Virtual

Para planejar com sucesso seu evento virtual, você precisa saber o seu orçamento. Sem um orçamento claro para o evento você corre o risco de gastar muito mais do que o necessário, ou fazer cortes desnecessários. Um orçamento irá ajudá-lo a entender claramente onde atribuir o dinheiro. Ele pode ajudá-lo a decidir onde se aventurar e onde precisará fazer cortes ao criar o seu evento virtual.

Lista de Faturamento: liste tudo o que você pretende fazer para ganhar dinheiro. Podendo ser taxas de fornecedores, venda de bilhetes on-line, patrocínios, leilões ao vivo, ou vendas de mercadorias ao vivo. Seja o mais realista possível, é melhor cair sobre o orçamento do que abaixo.

Liste as despesas: liste todas as despesas possíveis com que você possa se deparar. Quando se trata de um evento virtual, pense em tudo o que você precisa a partir de uma perspectiva de tecnologia, custos de entretenimento, todo o caminho até auto-falantes. Crie uma tabela para si, porque as coisas tendem a custar o dobro do esperado. Em caso de dúvida, superestime as despesas.

Crie um fundo de emergência: um orçamento para a lei de Murphy “o que pode dar errado, vai dar errado”. É quase uma garantia de que haverá custos inesperados de última hora. Então, seja proativo e dê a si mesmo um orçamento para este momento.

Inclua as despesas estimadas vs as reais: você deve ter sempre dois orçamentos ao planejar um evento virtual, uma repartição estimada da renda vs. despesa, e o total de execução real do que você fez vs. o quanto você está gastando. Faça isso mesmo se você tiver um orçamento atribuído padrão, separando o dinheiro em categorias de despesas. Seja o mais detalhado possível. Quanto mais você reduzir o seu custo, melhor você pode fazer o orçamento e planejamento durante o processo.

Mantenha-o atualizado: com o planejamento de eventos virtuais, as coisas estão destinadas a mudar no processo. Estas alterações afetam o orçamento, por isso certifique-se de atualizar o seu orçamento de acordo com as alterações para obter uma maior precisão.

Determine a data e hora: Escolha a data e hora do evento. Então escolha uma data reserva. Evite ter o evento ao mesmo tempo que outros eventos grandes ou conflitantes acontecendo no mundo. Certifique-se de que todos os principais integrantes de sua equipe estão disponíveis nesses dias e marque-os em seus calendários.

Considere o que mais está acontecendo: uma vez que você está planejando um evento virtual, você agora precisa estar consciente de que também está competindo com grandes eventos acontecendo online. O Grammy está no ar? Há algum concerto ao vivo que possa interessar ao seu público-alvo? Isto é importante considerar para que você possa garantir que seu público virtual não vai escolher outro evento ao invés do seu.

Webinar: você pode optar por um formato webinar onde os participantes simplesmente sintonizam para ouvir o palestrante. Certifique-se de falar com a sua empresa de produção de eventos virtuais para aprender as melhores estratégias para torná-lo mais divertido e envolvente!

Live Stream: como você vai transmitir ao vivo o evento? Está transmitindo de um estúdio? Cada orador vai entrar online direto de casa?

Chat Web: como os participantes se comunicam entre si e com os apresentadores?

Painéis e fóruns: como você quer que os painéis sejam? Como os participantes irão interagir com os palestrantes?

A logística de eventos virtuais: Considere o formato do seu evento virtual Determine o seu AV e as necessidades de produção de planejamento de eventos virtuais obviamente se desviarão do planejamento de eventos presenciais. Talvez uma das maiores mudanças de mentalidade que você tem que realizar é considerar o formato que você quer para o seu evento virtual. Só quer um palestrante que fale com o público?

Deseja um envolvimento da audiência? Quer que os participantes possam ir de uma sala virtual para outra? Tudo isto é algo a se considerar.

No fim do dia, você ainda quer fazer um show que seus participantes se lembrarão por anos. Os eventos virtuais têm o seu próprio conjunto de AV e necessidades de produção que precisam ser atendidas. Este é um bom momento para ir atrás da melhor empresa de produção de eventos virtuais que já está familiarizado com o jogo e pode ajudá-lo com os detalhes.

Conecte a sua empresa de produção com o talento: certifique-se de que a sua empresa de produção está a par de seus palestrantes e da sua estrela. Desta forma, eles podem não só treiná – los sobre como fazer parte de um evento virtual e se envolver com o público, mas também lhes dirá sobre os requisitos de equipamentos, som e Iluminação-Todas as partes fundamentais para montar um evento virtual de sucesso.

Aprenda a linguagem: Familiarize-se com os termos técnicos. Termos de AV e produção podem parecer outra língua se você não estiver familiarizado, o que só leva à confusão. Lembre-se que o conhecimento é poder ao falar com a sua empresa de produção!

Tutorial das cotações: peça à sua empresa de produção para guiá-lo através das cotações linha por linha. Tudo em sua cotação deve ser facilmente explicado para você. Não tenha medo de fazer perguntas! Se não explicarem, considere isso um mau sinal e vá embora!

Conecte-se ao seu gestor de eventos: peça para estar conectado à pessoa que irá fazer o evento virtual funcionar. Ter uma pessoa diferente dos técnicos monitorando as luzes e o som que trabalha para a sua empresa de produção é importante. Esta pessoa será capaz de ser alcançado sem aviso prévio quando você precisar deles, prontos para ajudar.

Peça sempre orçamentos atualizados: Se alguma coisa no seu orçamento mudar durante o processo de planejamento, peça para atualizá-lo imediatamente. Muitas pequenas mudanças podem levar a um preço exorbitante se você deixar passar!

Integrações: Não vá apenas para uma plataforma tudo-em-um que promete dar-lhe tudo o que você precisa para o seu evento virtual. O que você quer é investigar as melhores opções para cada parte do evento, e encontrar a ferramenta certa para substituir. No final, você quer que eles se integrem perfeitamente para entregar a melhor experiência holística.

Considere os seus participantes: os seus participantes estarão do outro lado do seu evento virtual e você quer que eles naveguem nele sem preocupações. Certifique-se de que a tecnologia que você escolher é fácil de usar!

Protocolos de segurança: a segurança cibernética é tão importante para um evento virtual quanto os seguranças são importantes para um evento presencial. Esteja atualizado com todos os protocolos de segurança das empresas que estão por trás das ferramentas e tecnologias que você está usando para o seu evento.

Características importantes: como mencionamos anteriormente, as ferramentas que você escolhe são fundamentais para o sucesso do seu evento virtual. Com isso em mente, você vai querer procurar recursos que irão enriquecer a experiência do participante durante e após o evento. As sessões podem ser gravadas e transformadas em conteúdo persistente?

Como entra em jogo o compromisso dos participantes e o que eles oferecem para garantir que isso aconteça da melhor maneira possível? Esteja atento à sua tecnologia no planejamento de eventos virtuais mais do que nunca, a tecnologia toma o lugar do motorista. É aqui que você pode querer considerar gastar uma grande parte de seu planejamento ou se certificar de que você tem a empresa certa ao seu lado.

Aplicativo do Evento: Crie acessibilidade para Conteúdo, Notificações, feedback, e mais com o seu aplicativo de Evento. Um ótimo aplicativo também permitirá que você rastreie e monetize os seus patrocinadores. O que você gostaria que o seu aplicativo de eventos fizesse? Você o quer principalmente para notificações? Está à procura de uma terceirização coletiva?

Você deseja a habilidade de criar uma rede de contatos? Votações ao vivo? Todos são pontos a considerar. Se precisar de um aplicativo de eventos totalmente personalizado, fale com o seu programador sobre uma linha do tempo.

Aplicativos personalizados demandam muito mais tempo para criar. Finalmente, na mesma nota dos protocolos de segurança, certifique-se de que os dados dos seus participantes estejam seguros e criptografados.

Chatbots: se os chatbots já são uma ferramenta incrível para eventos presenciais, então eles são essenciais em eventos virtuais. Eles são uma ferramenta de conversação que fornece uma variação em um processo guiado por bate-papo. Sua função principal é dar respostas consistentes às perguntas através da programação. E quando você está lidando com um público remoto, isso vai ser muito útil para ajudar com quaisquer perguntas ou problemas!

Seja Proativo Sobre O Conteúdo

Verifique as credenciais: ao contratar criadores de conteúdo, pergunte-lhes que experiência eles têm em eventos virtuais. Eles têm um estúdio onde produzem o seu conteúdo? Como estão as condições? Eles são capazes de lidar com problemas inesperados que podem vir anexados a um evento virtual?

Revisão: peça para rever portfólios inteiros de eventos virtuais passados, se possível. Desta forma você pode ver o que você pode ter, não apenas os melhores momentos. Conecte-os à empresa de produção: conecte os criadores de conteúdo à produção para atendê-los em quaisquer necessidades.

Procure Palestrantes que estejam aptos a performar bem no digital,/h2>

Alinhe-se com a finalidade do evento: os seus oradores devem alinhar-se com a finalidade e os valores do seu evento. Ao selecionar seus palestrantes, tenha sempre em mente seu público-alvo para garantir que os participantes permaneçam engajados.

Acrescente Valores: Os palestrantes devem estar genuinamente interessados em seu evento e ter algo valioso para oferecer aos seus participantes. O valor acrescentado aparecerá através de um palestrante envolvente que reserva um tempo para construir uma conexão com o seu evento e o público virtual.

Verifique o que os outros estão fazendo: certifique-se de pesquisar quais palestrantes foram recentemente em eventos virtuais relacionados. Você não quer ter o mesmo orador que seus participantes acabaram de ver em outro evento – isso vai reduzir a excitação e talvez até mesmo ser um fator decisivo para o espectador participar ou não.

Experiência: assim como com seus criadores de conteúdo, você quer ter certeza de que seus palestrantes sabem no que eles estão se metendo. Peça-lhes exemplos de eventos virtuais que eles fizeram. Se é claro que um orador não consegue se envolver com um público virtual, então você pode querer evitá-lo e procurar alguém melhor.

Ter entretenimento em eventos virtuais ainda é possível! O YouTube está cheio de DJs, bandas e artistas ao vivo para o mundo inteiro ver e desfrutar juntos, mesmo que estejam separados.

Então, se você quiser contratar uma banda, um ator, ou qualquer outro tipo de entretenimento para o seu evento virtual, vá em frente. Só porque o público não está lá fisicamente, não significa que eles não irão gostar.

Pelo contrário-eles podem até se sentir mais confortáveis para desfrutar e se soltar!

Encontre o entretenimento certo: mantenha o público-alvo em mente para você conseguir decidir se um animador em particular irá ou não ressoar com o seu público.

Peça um orçamento para o artista: a taxa paga pela performance do artista deve ser a mesma que foi acordada antes do evento. Isto também pode ser chamado de taxa de artista ou taxa de performance. Uma ótima coisa sobre eventos virtuais e desempenho remoto é que você pode apenas dispensar as taxas de transporte e estadia, entre outras taxas associadas a performances presenciais

Procure Patrocinadores que buscam posicionamento digital

Venda o seu evento Virtual: determine o que o seu evento virtual pode oferecer aos patrocinadores, forneça o máximo de dados possível para ajudar o seu caso. Incluindo o fato de que é um formato novo e emocionante!

Pesquise os patrocinadores: pesquise quais patrocinadores se encaixam no propósito do seu evento e quais seriam uma boa escolha para trabalharem juntos.

Faça uma lista: Compile uma lista de patrocinadores para entrar em contato. Crie pacotes de patrocínio: crie pacotes de patrocínio e comece a estender a mão!

Marketing

Crie um plano de Marketing: crie um plano de marketing que vise os seus participantes ideais. Faça planos de marketing e promoções, crie um plano de lançamento – como as pessoas vão saber sobre o seu evento?

Crie um nome para o evento: o nome do seu evento é o seu melhor amigo quando se trata de marketing. Ele deve intrigar as pessoas a aprofundarem-se no quem, o quê, onde, quando e porquê. Estabeleça uma presença on-line: Crie e lance o site do evento e redes sociais. A totalidade do seu evento ocorrerá on-line, por isso certifique-se de usar isso a seu favor.

Promova o seu Evento Virtual

Agora que seu evento está se aproximando, é hora de realmente gerar uma expectativa! Peça aos seus palestrantes e influenciadores para postar em suas redes sociais sobre o seu evento. Deixe-os promover o seu evento e a si mesmos, compartilhando quais temas interessantes eles estarão discutindo. Além disso, envie todos os comunicados de imprensa para os meios de comunicação para divulgar o seu evento.

1 mês do evento

Confirme os horários: Contate os fornecedores e os palestrantes para confirmar os horários de início e ver se há alguma dúvida de última hora, preocupações ou necessidades. É muito importante obter esta confirmação para que as expectativas estejam claras.

Solicite pagamentos: certifique-se de que todas as contas pré-evento estão pagas. Dê uma olhada no seu orçamento novamente para se certificar de que você estará em uma boa situação no dia do evento. Precisa de cuidado com as despesas? Talvez você precise impulsionar as vendas de ingressos através do marketing nas últimas 4 semanas que antecedem o evento.

Centro de comando virtual: dê à sua equipe um espaço virtual próprio. Isto deve ser um local onde eles podem falar uns com os outros livremente durante o evento para lidar com quaisquer problemas, ou apenas relaxar e elevar o espírito da equipe.

Distribua informações digitalmente: é hora de distribuir todas as informações que você puder para a sua equipe. Todos têm a cronologia do evento com os contatos, as Diretrizes de mídia social, e qualquer informação necessária que eles possam precisar? Deixe tudo bem claro!

Código de vestuário: só porque você é um evento virtual, não significa que você pode aparecer em seu pijama! A não ser que seja esse o tema, claro. De qualquer forma, deixe os membros da equipe que será uma parte direta do evento saber que eles ainda precisam se vestir profissionalmente. Nós dissemos uma vez, e vamos dizer novamente- só porque é virtual, você não deve relaxar!

Sistema de comunicação Virtual: designe uma maneira de se comunicar virtualmente. Quer seja uma sala de chat privada ou uma ferramenta específica para a sua equipe, eles precisam estar em contato constante uns com os outros. Especialmente durante um evento remoto!

1-2 Semanas para o evento

Veja os detalhes finais: todos na equipe de planejamento devem se reunir para discutir os detalhes finais do evento. Reveja tudo a pente fino, a comunicação é a chave! Atenda as expectativas: Reveja as expectativas para o evento com toda a equipe sobre as suas obrigações durante todo o evento. Reveja o plano de Cibersegurança do evento

No dia anterior ao evento

Certifique-se que está tudo preparado e testado. Confirme todas as horas de início para os funcionários e fornecedores. Crie uma lista final de tarefas para garantir que todas as tarefas sejam concluídas.

Durante o evento

Divirta-se: seu dia chegou! Lembre-se de se afastar e olhar para tudo o que conseguiu e se sentir orgulhoso.

Tenha um espaço confortável ao seu redor: Sim, é remoto, mas você não vai querer que o evento aconteça enquanto você tiver uma pilha de meias em sua mesa ou espaço! Certifique-se de que o ambiente é agradável e confortável para você.

Quem é quem: você deve criar um perfil que substitua os crachás típicos de eventos presenciais, para que todos saibam quem é quem e quem é responsável pelo que. Conheça a sua equipe: conheça todo mundo da sua equipe. Isto irá fazer com que eles se sintam incluídos e se algo correr mal, você não se parecerá insistente ou maldoso por chamá-los pelo nome.

Check-In: Entre em contato constantemente com os seus parceiros. Isso vai te ajudar a ser proativo se eles estão infelizes. Além disso, use seus aplicativos de eventos para fazer pesquisas e verificar a hashtag do seu evento para feedback imediato do participante. Isso permite que você faça alterações no programa na hora se você precisar.

Gestor de redes sociais: tenha uma pessoa encarregada das redes sociais para o evento virtual. Certifique-se de que a sua hashtag é exibida de forma proeminente para que todos a usem consistentemente e tenha uma pessoa cujo único trabalho é Tweetar e monitorar as redes sociais.

Recolha o Feedback dos participantes: a maneira mais fácil de fazer isto é através do seu aplicativo do evento, mas você também pode administrar pesquisas on-line. Dê-lhes algum tipo de incentivo para preenchê-los! Data do próximo ano: se você tem a data para o evento do próximo ano, anuncie-o. Esta é a sua oportunidade de aumentar a antecipação para o evento do próximo ano e converter os participantes atuais em futuros participantes.

Após o evento

Para a equipe: tenha uma reunião pós-evento – quanto mais cedo melhor!

Fale com toda a sua equipe. Compartilhe todos os dados. Coloque todos os problemas e sucessos em aberto para discussão. Reveja seus objetivos para o evento – você os alcançou e, se não documentar o por quê. Mantenha notas desta reunião para planejamentos futuros.

Reveja o orçamento

Orçamento de revisão versus despesas reais. Calcule o seu ROI.

Amarre todas as pontas soltas

Certifique-se de enviar aos patrocinadores os dados do seu evento. Guarde o feedback e os dados que você coletou. Neste momento, decida o que funcionou e o que precisa mudar para o seu próximo evento. Liquide quaisquer contas restantes do evento.

Envie notas de agradecimento para:

  • Patrocinadores
  • Palestrantes / Apresentadores
  • Doadores
  • Parceiros De Mídia
  • Para os participantes

Se você não pediu feedback Agora é o momento!

Atualize os participantes em datas e informações o mais rápido possível para o evento do próximo ano para mantê-los conectados e engajados através de um ótimo conteúdo.

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